Was ist ein integriertes Managementsystem?

Ein Managementsystem hat jede Organisation – unabhängig davon, ob es so genannt wird oder nicht. In dem Moment, wo Menschen miteinander arbeiten, sich an gemeinsame Regeln und Abläufe halten, existiert bereits ein Managementsystem.

Insofern ist es nicht wichtig, ob sich ein gelebtes Managementsystem nach einer Managementsystem-Norm ausrichtet, zum Beispiel der DIN EN ISO 9001 für Qualitätsmanagementsysteme. Letztlich ist es sogar irrelevant, ob die Organisation entsprechende Zertifikate hält.

Wichtig ist, dass das angewandte Managementsystem im Sinne des definierten Ziels der betreffenden Organisation wirksam ist.

Fest steht allerdings: Normen geben Struktur und somit Sicherheit in einem Geschäftsalltag, der stetig an Komplexität zunimmt.

Deshalb nutzen immer mehr Organisationen Managementsystem-Normen zu übergeordneten Themen. Beliebte Themen sind dabei – außer dem „Klassiker“ Qualität – Umwelt und Energie, Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit oder auch Informationssicherheit. Die Zahl entsprechender Normen steigt ständig. In Vorbereitung ist zum Beispiel die ISO 53001 Managementsysteme für die UN-Nachhaltigkeitsziele (SDG). Hinzu kommen branchenspezifische Standards, die ebenfalls Einfluss nehmen auf die firmenspezifischen und individuellen Managementsysteme. Hier gibt es zum Beispiel entsprechende Standards im Automobilsektor, im Food-Bereich, in der Pharma-Industrie und in der Weiterbildung. Auch für die sozialen Aspekte in einem Unternehmen gibt es Branchenstandards, zum Beispiel die Arbeits- und Sozialstandards der ILO (International Labour Organization). Die Möglichkeiten an Kombinationen aus Branchenstandards und den ausgewählten Themen von Managementsystem-Normen ist so vielfältig, dass jedes System für sich genommen einzigartig ist.

Jede der Managementsystem-Normen kann einzeln implementiert werden. Wenn diese jedoch nebeneinander existieren und jeweils von anderen Personen oder Abteilungen betreut werden, die sich nicht oder nur wenig austauschen und zusammenwirken, kostet das zusätzlich Zeit, Geld und viel Energie. Synergieeffekte bleiben ungenutzt. Es kommt nicht selten zu doppelter Arbeit und auch zu ungewollten Redundanzen. Immer mehr Organisationen entscheiden sich deshalb dafür, das bestehende, gelebte Managementsystem um bestimmte Managementsystem-Normen so zu erweitern, dass die Themen nicht nur implementiert, sondern sinnvoll integriert werden.

Sinn und Zweck für die Organisation

Ein Managementsystem soll der Organisation dienen und nicht der Norm oder einem Auditor. Wichtig ist deshalb, keine Schattensysteme zu schaffen, die zwar der Norm entsprechen, aber die Menschen in der Organisation eher in ihrer Arbeit behindern, als sie zu unterstützen. Organisationen brauchen praxisorientierte, firmenspezifische Managementsysteme – unabhängig von der Art und Anzahl der Normen, die sie berücksichtigen müssen oder wollen.

Mit der sinnvollen Integration der verschiedenen Managementsystem-Normen in das eigene Managementsystem können einige Vorteile genutzt werden:

Reduzierung von Zeitaufwand
Reduzierung von Kosten
Reduzierung der Anzahl von Audits
Reduzierung des Dokumentationsaufwands
Förderung von schnittstellenübergreifendem Arbeiten
Steigerung der Perspektivenvielfalt von Beteiligten und somit besserer Umgang mit Komplexität
angemessenere Lösungen und Prozesse, die der gesamten Organisation dienen
Sichtbarwerden von konkurrierenden Zielen

Diese Vorteile und noch einige mehr ergeben sich jedoch nicht automatisch durch die Einführung eines integrierten Managementsystems (IMS). Es erfordert einiges an Kompetenzen, Weitblick und Systemdenken, um die möglichen Vorteile auch wirklich nutzen zu können.

Mit diesem Lehrgang erhalten die Teilnehmenden zahlreiche Impulse und Handlungsempfehlungen, das nötige Wissen sowie die Möglichkeit zu experimentieren, damit die Integration der Managementsystem-Normen in der eigenen Organisation gelingt und den gewünschten Mehrwert erzielt.

Sinn und Zweck für die Teilnehmenden

Eine Organisation ist ein System und besteht aus mehreren Einzelsystemen, nämlich den Menschen, die in der Organisation wirken. Menschen sind keine Maschinen, somit lässt sich ihr Handeln nicht vorhersehen. Das ist gut so.

Lernende Organisationen haben verstanden, dass der Mensch im Mittelpunkt steht und keine Ressource ist, von der man sich bedienen kann, solange sie verfügbar ist. Die Wahrscheinlichkeit, dass sich eine Organisation zukunftsfähig aufstellt, steigt mit der Erkenntnis, dass der Schlüssel in der Qualifizierung der Mitarbeitenden liegt. Organisationsentwicklung ist Persönlichkeitsentwicklung.

Mit dem Zertifikatslehrgang „IMS‑Manager/-in (IHK)“ erhalten die Teilnehmenden einen bunten Strauß aus Wissen und Methodenkompetenz und lernen, wie man als Facilitator Räume zur Verfügung stellt, in denen alle Beteiligten ihre Stärken zur Erreichung des gemeinsamen Ziels einsetzen können.

Den klassischen Ursache-Wirkungs-Methoden des Qualitätsmanagements werden Methoden für komplexe Räume an die Seite gestellt. Zum Mindset des „Fehlervermeidens“ gesellt sich ein Mindset des „Fehlermachens, schnell Erkennens und daraus Lernens“‘. Denn in neuen und komplexen Räumen gibt es (noch) kein Best Practice, der Weg entsteht beim Gehen.

Zielsetzung

Ausgestattet mit neuen Erfahrungen und Tools können die Teilnehmenden ihren Beitrag leisten, ein integriertes Managementsystem im eigenen Unternehmen aufzubauen.

Ziel ist es, im eigenen Alltag immer wieder aufmerksam zu schauen und zuzuhören, um aus dem größer gewordenen Handwerkskoffer die passende Methode zu wählen. Ziel ist es auch zu lernen: Die Zeiten des einsamen Wolfes an der Spitze eines Unternehmens oder einer Abteilung sind vorüber. Die Fachleute sitzen in den Abteilungen, an der Basis, und sie wollen gehört werden und mitgestalten. Ein praxisorientiertes integriertes Managementsystem, das den Anforderungen einer Organisation und deren Stakeholdern gerecht wird, ist keine zusätzliche Belastung, sondern es ist der funktionierende Motor, der von allen gepflegt wird.

Ein IMS‑Manager wandelt sich vom Problemlöser zum Facilitator und Coach.

Zielgruppe

Der Lehrgang richtet sich an Personen auf verschiedenen Leitungsebenen, die mit der Implementierung und Pflege eines oder mehrerer Managementsysteme und der Verzahnung bereits vorhandener Managementsystemnormen oder Branchenstandards beauftragt worden sind.

IMS Manager (IHK) / Manager für integrierte Managementsysteme (IHK)

Firmenspezifische und individuelle integrierte Managementsysteme gestalten, umsetzen und etablieren